Politique de respect de la vie privée

Le Règlement général européen sur la protection des données (RGPD) – Règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, abrogeant la directive 95/46/CE – impose aux organismes et entreprises de désigner un responsable de la protection des données.

Le chef d’entreprise a été désigné en qualité de responsable de la protection des données conformément à l’article 37 du Règlement européen 2016/679 relatif à la protection des données.

Votre vie privée est très importante pour nous. Nous voulons traiter vos données personnelles de façon légale, correcte et transparente. Dans la présente déclaration de respect de la vie privée, nous expliquons quelles sont les données personnelles vous concernant en tant que personne physique que nous collectons et traitons. Il s’agit toujours de données vous concernant en tant que citoyen, ou en tant qu’autre personne concernée, telle qu’un bénéficiaire, un interlocuteur au sein d’une entreprise, etc. À quelque titre que ce soit, vos droits restent les mêmes et nous traitons vos données avec le même soin.

Nous sommes le responsable du traitement des données à caractère personnel. Vous devez pouvoir avoir la garantie que nous traitons les données personnelles avec soin et en toute sécurité. Pour y parvenir, nous appliquons une politique de sécurité de l’information dûment approuvée. Cette politique est conforme à la législation en vigueur.

Multiform SA s’emploie à fournir une prestation de services efficace et de qualité. Nous nous engageons à gérer vos informations personnelles de façon sécurisée à tout moment.

Nous veillons à traiter uniquement vos données si nous disposons d’une base juridique valable pour le faire. Essentiellement, nous traitons les données personnelles exclusivement dans le cadre d’un mandat légal ou dans l’intérêt public. Dans un nombre limité de cas, nous le faisons sur base d’une obligation contractuelle ou pour protéger les intérêts vitaux d’une personne physique. Dans tous les autres cas, nous vous demanderons votre consentement pour le traitement de vos données. Cela comprend entre autres :

• L’usage de cookies sur le site web.
• Le traitement du matériel visuel : photos et vidéos.
• L’usage des coordonnées pour les lettres d’information auxquelles vous souscrivez.

La collecte des données personnelles s’opère de l’une des manières suivantes :

• Directement auprès de vous.
• Via les informations que les utilisateurs fournissent lors d’un achat sur le site web : nom, adresse, adresse électronique, numéro de téléphone et adresse IP.
• Via les informations que les utilisateurs fournissent lorsqu’ils complètent un formulaire de contact : nom, adresse électronique, numéro de téléphone et adresse IP.

Le traitement des données personnelles est effectué par les collaborateurs de Multiform SA. Tous les collaborateurs sont soumis au secret professionnel légal et signent une déclaration de confidentialité. Nous faisons tout ce qui est en notre pouvoir pour sensibiliser en permanence nos collaborateurs à l’importance de la protection de la vie privée et des données.

Nos collaborateurs ont recours à des systèmes automatisés achetés auprès de tierces parties. En plus des fournisseurs informatiques, nous avons également des contrats en matière de gestion du personnel, d’assistance juridique… Ces fournisseurs sont des sous-traitants qui traitent des données personnelles pour notre compte. Pour garantir le respect de la vie privée, un accord de sous-traitance a été conclu avec ces fournisseurs qui sont donc tenus de respecter les mêmes fondements juridiques et mesures de sécurité que notre société.

Nous pouvons éventuellement divulguer vos données personnelles : (i) si la loi ou une autre procédure légale nous y oblige ; (ii) aux autorités chargées de l’application de la loi ou à d’autres organismes gouvernementaux conformément à leurs pouvoirs légaux ; (iii) lorsque nous estimons que la divulgation est nécessaire ou appropriée pour prévenir un préjudice physique ; ou (iv) dans le cadre d’une enquête sur une activité frauduleuse ou illégale présumée ou réelle.

Nous stockons et traitons vos données principalement au sein de l’Union européenne. De même, nous utilisons exclusivement des systèmes informatiques actifs au sein de l’Union européenne.

S’il n’existe pas d’alternative équivalente au sein de la zone, la direction peut avoir recours à des applications qui traitent des données dans des pays en dehors de l’Union européenne, pour autant que ces applications présentent des garanties suffisantes de conformité au règlement européen, de préférence parce qu’elles sont situées dans des pays dits sûrs.

Nous conservons les données personnelles en nous basant sur les délais de conservation légaux.

Les données personnelles ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire. Après l’expiration de ces délais, les données personnelles sont détruites selon la procédure décrite dans la politique de sécurité de l’information.

Nous prenons des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques appropriées pour protéger les données personnelles contre une suppression accidentelle ou illégale, une perte accidentelle, une modification non autorisée, une divulgation ou un accès non autorisé, une utilisation abusive et toute autre forme de traitement illégale des données personnelles en notre possession. Le niveau de sécurisation est déterminé par une évaluation de l’impact sur la protection des données.